DRE gerencial: como montar o resultado do mês da pequena empresa e ler cada linha

A DRE gerencial é o demonstrativo do resultado do mês montado pelo próprio dono, linha a linha, para mostrar para onde vai cada real vendido: quanto fica com o fornecedor, quanto vai para as despesas da venda, quanto paga a estrutura e quanto sobra. Ela usa o regime de competência, ou seja, registra cada receita e cada despesa no mês a que pertencem, e não no mês em que o dinheiro entrou ou saiu. Por isso responde a uma pergunta que o extrato bancário não responde: a operação deu lucro neste mês? A seguir estão a estrutura, as regras de lançamento, um exemplo completo e a forma de ler os números todo mês.

O que a DRE gerencial responde e o que fica de fora

A DRE gerencial responde se o mês deu lucro ou prejuízo e qual linha consumiu o resultado: preço baixo, custo de mercadoria alto, despesa de venda que cresceu ou estrutura pesada demais para o volume vendido.

Ela não diz se haverá dinheiro para pagar as contas da próxima semana; essa pergunta é do fluxo de caixa, e as dicas práticas para otimizar o fluxo de caixa ajudam a montar essa outra visão.

Regime de competência: em que mês cada valor entra

A regra que separa a DRE de um simples controle de entradas e saídas é esta: cada valor entra no mês em que o fato aconteceu. Na prática, isso resolve as dúvidas mais frequentes:

• Venda parcelada no cartão: uma venda de R$ 900 em três vezes, feita em março, entra inteira como receita de março, mesmo que o dinheiro chegue em abril, maio e junho.
• Aluguel pago no mês seguinte: o aluguel referente a março, pago em 5 de abril, é despesa de março.
• Compra de mercadoria: não é despesa no mês da compra. A mercadoria vira custo quando é vendida, pelo custo da mercadoria vendida (CMV).
• Despesas anuais: um seguro ou um imposto pago uma vez por ano é dividido em doze partes iguais, uma por mês. Sem isso, o mês do pagamento parece péssimo e os outros onze parecem melhores do que são.
• Décimo terceiro e férias: reserve todo mês uma parcela estimada, em vez de lançar tudo em dezembro ou no mês das férias. O contador pode informar quanto essa parcela representa na folha da sua empresa.

A estrutura linha a linha

A DRE gerencial de uma empresa comercial pequena cabe em dez linhas. A ordem importa, porque cada subtotal responde a uma pergunta diferente.

1. Receita bruta de vendas: tudo o que foi vendido no mês, pelo valor efetivamente cobrado, já com os descontos concedidos.
2. (−) Devoluções e cancelamentos: vendas desfeitas no mês.
3. (−) Tributos sobre a venda: os impostos calculados sobre o faturamento. No Simples Nacional, muitos pequenos negócios lançam aqui o valor da guia mensal, por simplificação. Em outros regimes, a composição muda, e vale combinar com o contador quais tributos entram nesta linha.
4. (=) Receita líquida: o que de fato fica para a empresa trabalhar.
5. (−) CMV: o custo das mercadorias que saíram vendidas no mês.
6. (=) Lucro bruto: quanto a venda deixa depois de pagar a mercadoria.
7. (−) Despesas variáveis de venda: as que só existem porque a venda aconteceu, como taxa de cartão, comissão, frete de entrega e embalagem.
8. (=) Margem de contribuição: o que sobra de cada venda para pagar a estrutura.
9. (−) Despesas fixas: aluguel, salários e encargos, a parcela mensal de décimo terceiro e férias, a remuneração do dono, energia, contador, internet, sistemas e manutenção.
10. (+/−) Resultado financeiro e (=) resultado do mês: juros e tarifas bancárias, custo de antecipação de recebíveis e rendimentos de aplicações. O que sobra é o resultado do mês.

A separação entre lucro bruto e margem de contribuição é a parte que mais ajuda nas decisões de preço. Quem ainda confunde margem com markup encontra a explicação em markup e margem de lucro: qual a diferença.

Um exemplo completo, com cada linha em porcentagem

Vamos acompanhar uma loja hipotética de utilidades domésticas em um mês comum. A última coluna mostra cada linha como porcentagem da receita líquida, o que se chama de análise vertical.

As despesas fixas de R$ 35.500 se dividem em aluguel (R$ 8.000), salários e encargos (R$ 14.500), parcela mensal de décimo terceiro e férias (R$ 2.400), remuneração do dono (R$ 7.000) e demais despesas (R$ 3.600).

Três leituras saltam do quadro. A loja vende bem e tem lucro bruto saudável, mas a estrutura consome quase toda a margem de contribuição. O custo financeiro, de R$ 1.800, é maior que o resultado do mês, sinal de que antecipação e tarifas merecem revisão. E uma queda de cerca de 8% nas vendas, mantida a mesma margem de contribuição de 34,9%, bastaria para zerar o resultado operacional: 8% de R$ 110.920 são uns R$ 8.900 a menos de receita, e 34,9% disso somam os R$ 3.100 que hoje sobram.

O que não entra na DRE e onde isso aparece

Boa parte dos erros vem de lançar na DRE movimentos de dinheiro que não são receita nem despesa. Eles existem e afetam o caixa, mas ficam de fora do resultado:

• Compra de mercadoria: aumenta o estoque. Só a parte vendida entra, pelo CMV.
• Pagamento de empréstimo: a parcela tem duas partes. Os juros entram no resultado financeiro; a devolução do valor emprestado, não.
• Compra de equipamento ou reforma: é investimento. Na DRE gerencial, uma forma simples é lançar por mês o valor dividido pelo tempo de uso esperado, a chamada depreciação.
• Aporte do dono: dinheiro que o sócio coloca na empresa não é receita.
• Antecipação de recebíveis: o valor antecipado não é receita nova, porque a venda já foi registrada no mês em que aconteceu. Só a taxa paga entra, como despesa financeira.

A remuneração do dono na DRE

Se o dono trabalha na empresa, a DRE gerencial precisa ter uma linha com uma remuneração pelo trabalho dele, dentro das despesas fixas. Sem ela, o resultado mostra um lucro que, na verdade, é o salário de quem toca o negócio.

O critério prático é usar o valor que a empresa pagaria a alguém para fazer o mesmo trabalho, ou o valor fixo combinado de retirada. O que o dono retira acima disso é distribuição do lucro, e não despesa. No exemplo hipotético, os R$ 7.000 de remuneração do dono já estão nas despesas fixas; o resultado de R$ 1.370 é o que a operação gerou além disso. Como a retirada é formalizada perante o fisco, pelo pró-labore e pela distribuição de lucros, é assunto para definir com o contador.

Como ler a DRE: comparar no tempo e entre linhas

Um mês isolado diz pouco. A DRE ganha valor quando o dono compara cada linha com os meses anteriores e com o mesmo mês do ano passado, o que se chama de análise horizontal.

Uma ordem de leitura que funciona:

1. Margem bruta em porcentagem: se caiu de 40,5% para 38%, as causas costumam ser reajuste de fornecedor não repassado, desconto acima do normal ou mudança no mix vendido.
2. Despesas variáveis em porcentagem: se subiram, confira a taxa de cartão por modalidade, a fatia de vendas parceladas e o frete de entrega.
3. Despesas fixas em reais: elas não devem crescer só porque a venda cresceu. Se cresceram, identifique a linha.
4. Resultado financeiro: se o custo de juros e antecipação aumenta mês após mês, o problema é de caixa e está consumindo o resultado.

Para transformar essa leitura em acompanhamento contínuo, vale ver os 8 indicadores que o dono de uma pequena loja pode acompanhar toda semana.

Quando o resultado fica negativo: quanto cada alavanca precisa mover

Quando a DRE fecha no vermelho por dois ou três meses seguidos, ela também mostra o tamanho do ajuste necessário. Há três alavancas, e a conta de cada uma sai das linhas do próprio demonstrativo.

Suponha que, na mesma loja hipotética, um mês fraco tenha terminado com resultado de −R$ 2.000, com a mesma receita líquida de R$ 110.920 e a mesma margem de contribuição de 34,9%. Para zerar esse prejuízo, a loja precisaria de uma destas mudanças:

• Mais vendas: R$ 2.000 ÷ 0,349 = cerca de R$ 5.730 a mais de receita líquida no mês, ou 5,2% de crescimento, com a mesma margem.
• Mais margem: R$ 2.000 ÷ R$ 110.920 = 1,8 ponto percentual a mais de margem de contribuição, vindos de preço, de desconto menor ou de custo de compra melhor.
• Menos estrutura: R$ 2.000 a menos por mês em despesas fixas ou financeiras.

Ver as três contas lado a lado ajuda a escolher. Crescer 5% em vendas exige tempo e às vezes mais estoque, o que pesa no caixa. Ganhar 1,8 ponto de margem costuma ser mais rápido quando há descontos sem controle. Cortar estrutura dá resultado certo, mas tem limite. Na maioria dos casos, a combinação de pequenos movimentos nas três frentes é mais realista do que apostar tudo em uma só.

DRE gerencial e DRE contábil: por que os números diferem

A DRE contábil é feita pelo contador, segue as normas contábeis e serve ao fisco, aos bancos e aos sócios. A gerencial é feita para decidir: usa as categorias que o dono entende, fica pronta nos primeiros dias do mês seguinte e pode ter simplificações.

Os números de um mês podem diferir por classificação (uma despesa que o contador chama de administrativa e o dono chama de venda) ou por data de lançamento. No acumulado do ano, porém, os resultados devem ficar próximos. Uma vez por ano, compare os dois. Se a diferença for grande, procure a causa: costuma ser estoque contado de forma diferente, despesa pessoal paga pela empresa ou compra lançada como despesa.

Erros comuns ao montar a DRE gerencial

• Usar o total de compras do mês no lugar do CMV: o mês em que a loja abastece o estoque parece de prejuízo, e o seguinte parece ótimo.
• Misturar despesas pessoais: mercado da casa, escola dos filhos ou carro da família pagos pela conta da empresa distorcem as despesas fixas.
• Não reservar décimo terceiro e férias: dezembro vira o pior mês do ano sem que nada tenha mudado na operação.
• Criar categorias demais: com quarenta linhas de despesa, ninguém lê. Mantenha cerca de dez e detalhe só a que chamar atenção.
• Lançar só o que foi pago: isso transforma a DRE em um extrato e apaga a diferença entre resultado e caixa.

DRE gerencial na rotina do dono: como fechar todo mês

Com a estrutura pronta, o fechamento leva cerca de uma hora e deve acontecer até o décimo dia do mês seguinte, enquanto ainda dá para agir. Os dados vêm de quatro lugares: o relatório de vendas e devoluções, o CMV do sistema de gestão ou do inventário, as contas a pagar classificadas por mês de competência e o extrato bancário para tarifas e juros.

Para começar, use os últimos três meses, mesmo que com estimativas nas linhas mais difíceis, e refine a partir daí. Ao final de cada fechamento, escreva ao lado da tabela uma única decisão para o mês seguinte, ligada à linha que mais piorou. Ao fim de um ano, essa coluna de decisões mostra o que funcionou, e a DRE terá deixado de ser um relatório para virar a ferramenta com que o dono decide preço, despesa e estrutura.