Quando produtos vencem com frequência na prateleira, a causa raramente é azar. Em geral, a loja compra mais do que consegue vender dentro do prazo de validade, repõe as unidades novas na frente das antigas ou só descobre a data quando ela já passou. A correção combina três rotinas: conferir a validade no recebimento, repor com o que vence primeiro na frente e calcular a quantidade de compra pelo prazo de validade, e não só pelo desconto do lote.
O sintoma no balcão e no estoque
O problema aparece de formas diferentes conforme o negócio. No mercadinho, são laticínios, pães embalados e frios retirados da gôndola toda semana. Na loja de cosméticos ou de produtos naturais, são itens encontrados vencidos no fundo da prateleira durante uma contagem. Na distribuidora, é o cliente que devolve um lote porque recebeu com validade curta demais.
A perda tem dois custos: a mercadoria descartada e a venda que deixou de acontecer no lugar dela. E produto vencido não pode ser vendido: precisa sair da área de venda assim que for identificado.
Antes de corrigir, meça. Durante quatro semanas, anote cada unidade retirada por validade, com item, quantidade e custo. Uma lista curta de produtos costuma concentrar a maior parte da perda, e é por ela que a correção começa.
Exemplo hipotético: em quatro semanas, um mercadinho registra R$ 1.200 em produtos descartados, pelo custo. Desse total, R$ 850 vêm de oito itens: três tipos de iogurte, dois de pão de forma, dois frios fatiados e um suco refrigerado. Os outros R$ 350 se espalham por dezenas de itens. A correção começa pelos oito, e a lista é refeita no mês seguinte para conferir se eles saíram dela.
Causa 1: quantidade de compra maior que a venda dentro da validade
A causa mais comum é comprar um lote que a loja não consegue vender antes do vencimento, quase sempre por causa de um desconto na quantidade ou de um pedido mínimo do fornecedor.
Exemplo hipotético: um item vende 6 unidades por semana e chega com 45 dias de validade, pouco mais de 6 semanas. A loja compra 60 unidades para ganhar um desconto. Nas 6 semanas seguintes, vende 36. As outras 24 vencem, ou seja, 40% do lote. Um desconto de compra raramente cobre uma perda desse tamanho.
Correção: defina uma quantidade máxima de compra para cada perecível: venda semanal × semanas de validade útil. Validade útil é o prazo em que a loja consegue vender o produto, que costuma ser menor do que a validade total, porque o cliente evita levar o que vence em poucos dias. No exemplo, com 5 semanas de validade útil, o máximo é de 30 unidades por compra. Use como venda semanal a média das semanas mais fracas, e não a das melhores: o lote precisa sair mesmo em uma semana ruim. Se o pedido mínimo do fornecedor for maior do que isso, negocie o fracionamento, procure outro canal de compra ou reavalie se vale manter o item.
Causa 2: reposição com o produto novo na frente
Quem repõe a prateleira tende a colocar as unidades novas na frente, porque é mais rápido. O cliente pega a da frente, e as antigas ficam no fundo até vencer.
Correção: adote o critério "primeiro que vence, primeiro que sai", conhecido pela sigla PVPS. Na reposição, as unidades que já estão na prateleira são puxadas para a frente e as novas entram atrás. A regra vale também para o depósito: separe os lotes por data e marque a validade do lote na prateleira do depósito, de forma visível, para que a reposição não dependa de procurar a data em cada embalagem.
O PVPS deixa a reposição um pouco mais lenta. Inclua o critério no procedimento da tarefa e confira por amostragem nas primeiras semanas, puxando duas ou três unidades do fundo de cada seção.
Causa 3: lote recebido com validade curta
Às vezes o problema chega pronto: o fornecedor entrega um lote que já está perto do vencimento. Se ninguém confere a data na entrega, a loja só percebe quando o produto já está na prateleira.
Correção: inclua a validade na conferência do recebimento e combine com cada fornecedor uma validade mínima na entrega, expressa como uma fração do prazo total do produto. Por exemplo, em um item com 90 dias de validade, um critério de dois terços significa aceitar só lotes que cheguem com pelo menos 60 dias pela frente. O critério certo depende do giro do item na loja: quanto mais lenta a venda, maior precisa ser a folga. O lote fora do combinado é recusado ou recebido só com um acordo de troca registrado. A conferência leva poucos minutos e devolve ao fornecedor um problema que é dele.
Causa 4: ninguém acompanha as datas
Sem rotina, a validade só aparece quando alguém encontra o produto vencido. Em lojas com muitos perecíveis, esperar a contagem mensal é tarde demais.
Correção: crie uma verificação semanal dividida por seção, com uma pessoa responsável por cada uma. O objetivo é listar os itens que vencem nas próximas duas ou três semanas, a tempo de agir. Para itens de venda lenta e validade longa, uma verificação mensal costuma bastar.
O que fazer com o que está perto de vencer
Ao encontrar um item que não vai ser vendido a tempo, decida nesta ordem:
- Trocar com o fornecedor, se houver acordo de troca. As condições de troca devem ser combinadas na compra, e não na hora do problema.
- Mudar a exposição, levando o item para um ponto de maior passagem.
- Reduzir o preço com antecedência, calculando o desconto que vende o lote dentro do prazo. Um desconto feito duas semanas antes costuma ser menor do que o necessário na véspera. Exemplo hipotético: restam 20 unidades com custo de R$ 4 e preço de R$ 7, o vencimento é em duas semanas e o item vende 6 por semana. Sem ação, sobram cerca de 8. A R$ 5, se a venda subir para 10 por semana, o lote sai a tempo, e cada unidade ainda cobre o custo, enquanto a unidade vencida perde os R$ 4 inteiros.
- Baixar como perda, se nada funcionar, retirando o produto da área de venda antes do vencimento.
Toda unidade descartada precisa ser baixada no estoque com o motivo "validade". Sem essa baixa, o saldo do sistema fica maior do que o da prateleira, a reposição passa a ser feita com números errados e a perda some dos relatórios. Outras causas de diferença entre o saldo do sistema e a prateleira aparecem no texto sobre estoque do sistema que não bate com a prateleira.
Como evitar que a perda por validade volte
A prevenção junta as correções em uma rotina curta e conferível:
- quantidade máxima de compra definida para cada perecível e revisada sempre que a venda do item muda;
- validade conferida em todo recebimento, com um critério mínimo combinado com cada fornecedor;
- reposição pelo critério PVPS, conferida por amostragem;
- verificação semanal por seção, com responsável fixo;
- registro das perdas por item, analisado uma vez por mês.
O registro mensal fecha o ciclo. Se um item continua aparecendo na lista de perdas, o problema está na compra dele, e a quantidade máxima precisa diminuir. Acompanhar a perda ao lado do giro de cada item mostra em poucas semanas se a correção funcionou.
