Gestão baseada em dados, no atacado e no varejo, é decidir quanto comprar e quando mexer no preço a partir de quatro números que a empresa já registra: venda por item, saldo de estoque, custo de compra e prazo de entrega do fornecedor. Não exige ferramentas sofisticadas nem equipe de análise; exige que esses números estejam certos e que sejam olhados com frequência definida. Os 7 passos abaixo mostram como transformar os dados de vendas e estoque em duas decisões estratégicas da semana, compra e preço, com exemplos hipotéticos e o que fazer quando o número muda.
1. Garanta quatro dados confiáveis por item
Antes de qualquer análise, confira se o sistema de gestão, ou a planilha, tem para cada item:
- venda por semana, em unidades, das últimas oito semanas pelo menos;
- saldo de estoque que bate com a prateleira ou o depósito;
- custo de compra atualizado, incluindo frete e impostos não recuperáveis, conforme orientação do contador;
- prazo de entrega do fornecedor, em dias, entre o pedido e a mercadoria disponível para venda.
Se um desses dados estiver errado, todas as decisões dos passos seguintes herdam o erro. O mais frágil costuma ser o saldo de estoque. Faça uma contagem de amostra em dez itens importantes; se mais de dois tiverem diferença, corrija o processo antes de seguir, com a verificação descrita em estoque do sistema não bate com a prateleira: causas mais comuns e como corrigir.
2. Classifique os itens pelo que eles trazem de margem
Nem todo item merece a mesma atenção. Ordene os itens pela margem bruta em reais que geraram nos últimos três meses, isto é, a soma de (preço de venda − custo) × quantidade vendida. Em seguida, marque três grupos:
- A: os itens que, somados, respondem pela maior parte da margem;
- B: os intermediários;
- C: a cauda longa, com muitos itens e pouca margem cada.
Os itens A recebem decisão semanal de compra e revisão mensal de preço. Os C podem ser revistos uma vez por mês ou por trimestre. Usar a margem, e não o faturamento, evita dar prioridade a um item que vende muito e deixa pouco.
Exemplo hipotético: uma distribuidora com 600 itens descobre que 70 deles respondem pela maior parte da margem dos últimos três meses. São esses 70 que entram na rotina semanal. Os outros 530 continuam sendo vendidos e repostos, mas com revisão menos frequente, o que libera tempo para olhar com cuidado o que de fato sustenta o resultado.
3. Calcule a cobertura de estoque de cada item A
Cobertura é quantas semanas o estoque atual dura no ritmo de venda atual. A conta é saldo de estoque ÷ venda média semanal.
Exemplo hipotético: um item vende em média 40 unidades por semana e tem 100 em estoque. A cobertura é de 2,5 semanas. Se o fornecedor leva duas semanas para entregar, sobra meia semana de folga, pouco para absorver um pico de venda ou um atraso na entrega.
Defina, para cada grupo, uma cobertura-alvo. Para itens A com fornecedor confiável, algo como o prazo de entrega mais uma ou duas semanas costuma equilibrar falta e excesso; para itens com fornecedor instável, a folga precisa ser maior. Esses alvos são ponto de partida e devem ser ajustados com o histórico da própria empresa.
Atenção à sazonalidade. A venda média das últimas semanas engana quando uma data comemorativa, o início das aulas ou uma mudança de estação está chegando. Para esses itens, use como referência a venda do mesmo período do ano anterior, ajustada pela tendência atual. Se o item vendeu 60 unidades por semana em dezembro do ano passado e as vendas deste ano estão um pouco acima das do ano passado, planejar com 40 unidades, a média de outubro, deixaria a prateleira vazia no pico.
4. Decida quanto comprar a partir da cobertura
Com a cobertura-alvo definida, a quantidade a comprar sai de uma conta direta: (cobertura-alvo × venda média semanal) − saldo de estoque − pedidos já feitos e ainda não entregues.
No exemplo do passo anterior, com cobertura-alvo de três semanas: (3 × 40) − 100 − 0 = 20 unidades. Se o fornecedor só vende em caixas de 24, a decisão é comprar uma caixa. Se oferece desconto a partir de quatro caixas, compare o desconto com o custo de manter o estoque extra parado por mais semanas, incluindo o dinheiro imobilizado.
No atacado, acrescente uma verificação: os pedidos grandes de poucos clientes. Se um cliente que compra em volume costuma pedir de forma irregular, separe a venda dele da média e trate a necessidade dele à parte, combinando antecedência. Misturar esses pedidos na média faz a empresa comprar demais nas semanas comuns e de menos quando o cliente aparece.
5. Use os dados para revisar o preço
O segundo uso dos mesmos dados é o preço. Uma vez por mês, compare para cada item A a margem atual com a margem desejada, usando o custo atualizado.
| Situação nos dados | Leitura provável | Decisão a considerar |
|---|---|---|
| Custo subiu, preço igual, venda estável | Margem encolhendo sem ninguém decidir | Repassar o reajuste, total ou em parte |
| Preço igual, venda caindo, concorrência ativa | Preço pode estar acima do mercado | Conferir preços praticados antes de reduzir |
| Venda subindo forte, estoque em falta | Procura maior que a oferta | Garantir reposição antes de pensar em preço |
| Venda parada há semanas, estoque alto | Item encalhado | Não repor e planejar a saída do excedente |
Ao recalcular o preço a partir da margem desejada, cuidado com a confusão entre somar um percentual ao custo e garantir uma margem sobre o preço. A diferença entre os dois está explicada em markup e margem de lucro: qual a diferença e por que confundir os dois derruba o preço.
6. Teste a mudança de preço e meça o efeito
Uma decisão baseada em dados inclui a medição do resultado. Ao mudar o preço de um item, anote a data, o preço antigo e o novo, e acompanhe por quatro semanas a quantidade vendida e a margem em reais.
Exemplo hipotético: um item com custo de R$ 6,00 era vendido a R$ 10,00, com venda de 100 unidades por semana e margem de R$ 400. O preço passou para R$ 10,90. Se a venda cair para 90 unidades, a margem semanal fica em R$ 441, maior que antes. Se cair para 80, fica em R$ 392, e o aumento não compensou. Saber esse ponto de equilíbrio antes de decidir ajuda a escolher o tamanho do reajuste e a interpretar o resultado.
No atacado, faça o teste por grupo de clientes ou por faixa de quantidade, e não para todos de uma vez, para que um efeito ruim fique contido.
7. Fixe a rotina e o painel de acompanhamento
Os passos anteriores só funcionam se virarem rotina com dia marcado. Uma divisão que costuma caber na semana de uma pequena empresa:
- semanal: cobertura e pedido de compra dos itens A;
- mensal: revisão de preço dos itens A, cobertura dos itens B e lista de itens parados;
- trimestral: nova classificação A, B e C e revisão das coberturas-alvo.
Registre também os erros. Toda vez que um item A faltar ou sobrar muito, anote a causa provável: venda acima do normal, atraso do fornecedor, saldo errado ou cobertura-alvo baixa. Depois de alguns meses, essa lista mostra qual parte da rotina precisa de ajuste.
Para acompanhar o efeito dessas decisões no conjunto da empresa, reúna os números principais, como margem bruta, itens em falta e cobertura média, num painel curto lido sempre no mesmo dia. Como montar esse painel está em dashboard de gestão no varejo: quais números colocar no painel e como decidir com ele.