Gestão simplificada, na pequena empresa, é ter poucas tarefas de controle, feitas sempre no mesmo dia e na mesma ordem, em vez de muitos relatórios olhados quando sobra tempo. Uma gestão mais simples não é uma gestão com menos informação: é uma gestão em que cada informação tem hora marcada e uma ação ligada a ela. Na prática, a rotina mínima do dono cabe em quinze minutos por dia, alguns blocos curtos com dia fixo na semana e uma manhã por mês. Os 6 passos abaixo mostram como montá-la, partindo dos sintomas que aparecem quando ela falta.
1. Liste o que dá errado quando ninguém olha
O primeiro passo é descobrir o que, na sua empresa, sai do controle quando o dono passa uma semana sem olhar. Os sintomas mais comuns se dividem em três grupos:
- dinheiro: conta paga com atraso e juros, cliente que deixou de pagar sem ninguém perceber, falta de saldo para o fornecedor;
- mercadoria: produto que mais vende em falta, mercadoria vencida ou parada, diferença entre o sistema e a prateleira;
- pessoas: tarefa que cada um faz de um jeito, escala confusa, dúvida que espera o dono voltar.
Anote os sintomas que já aconteceram nos últimos três meses. A rotina mínima é exatamente o conjunto de tarefas que impede esses sintomas. Tudo o que não está ligado a nenhum deles pode esperar.
2. Monte os quinze minutos diários
A parte diária é curta e sempre igual. No fim do expediente ou na abertura do dia seguinte, o dono, ou a pessoa de confiança, faz três conferências:
- fechamento do caixa: o total de vendas por forma de pagamento bate com o que entrou em dinheiro, Pix e cartão?
- pagamentos do dia: o que vence hoje e amanhã está separado e com saldo?
- faltas anotadas: que produtos os clientes pediram e não havia?
Uma diferença de caixa investigada no mesmo dia costuma ter explicação simples, como um troco errado ou uma venda registrada na forma de pagamento errada. A mesma diferença, descoberta no fim do mês, raramente é explicada. A lista de faltas, por sua vez, vira insumo para a compra da semana.
Para que esses quinze minutos aconteçam mesmo nos dias corridos, deixe a conferência pronta para ser feita por outra pessoa. Uma folha com as três perguntas e um espaço para anotar o resultado, ou o mesmo roteiro no sistema de gestão, permite que um funcionário de confiança faça o fechamento quando o dono não está. O dono passa a revisar as anotações, e não a fazer tudo sozinho.
3. Reserve a segunda-feira para o dinheiro da semana
O bloco semanal começa pelo dinheiro, porque é onde o atraso custa mais. Toda segunda-feira, antes de abrir, o dono confere:
- as contas a pagar dos próximos sete dias e o saldo disponível para elas;
- as contas a receber vencidas, com uma ação para cada cliente: lembrete, ligação ou suspensão de novas vendas a prazo;
- o saldo projetado das próximas quatro semanas, para enxergar com antecedência a semana que vai apertar.
Suponha uma empresa hipotética que, numa segunda-feira, vê o saldo projetado ficar negativo em R$ 3.000 dali a três semanas. Com esse prazo, ela pode negociar a data de um boleto ou dividir uma compra. Se só descobrir na véspera, a saída mais provável será antecipar recebíveis ou usar o cheque especial, ambos caros.
Esse bloco também é o momento de olhar se alguma despesa nova apareceu na semana anterior, como uma tarifa bancária, um reajuste de mensalidade ou uma compra fora do planejado. Despesa nova percebida na primeira semana é fácil de questionar; percebida depois de seis meses, já virou hábito. O registro diário que alimenta essa projeção está em fluxo de caixa no sistema de gestão financeira: como registrar, conferir e usar.
4. Faça a reposição com dia fixo e com números
A segunda parte do bloco semanal é a compra. Escolha um dia fixo, de preferência alinhado com o dia em que os principais fornecedores recebem pedidos, e decida a reposição olhando três números para cada item importante: quanto vendeu nas últimas quatro semanas, quanto há em estoque e quantos dias o fornecedor leva para entregar.
Exemplo hipotético: um item vende 30 unidades por semana, há 25 em estoque e o fornecedor entrega em dez dias. Até a entrega, a loja deve vender cerca de 43 unidades, mais do que tem. Esse item já devia ter sido pedido na semana anterior, e o ponto de reposição dele precisa subir.
Inclua na decisão a lista de faltas anotada nos dias anteriores. Se um produto aparece nela toda semana, o problema não é a compra pontual, é o ponto de reposição mal definido.
5. Confira um pedaço do estoque e uma pendência da equipe por semana
Contar o estoque inteiro uma vez por ano deixa onze meses de diferença acumulando. Na gestão simplificada, a contagem é rotativa: toda semana, um grupo pequeno de produtos é contado e comparado com o saldo do sistema. Em dois ou três meses, a loja inteira passa por conferência, sem fechar as portas.
Comece pelos itens de maior valor ou de maior saída. Quando a diferença aparecer, siga a ordem de verificação descrita em estoque do sistema não bate com a prateleira: causas e como corrigir antes de simplesmente ajustar o saldo.
No mesmo bloco, resolva uma pendência da equipe: uma tarefa que gera dúvida, uma regra que precisa ser escrita, uma troca de escala. Uma pendência resolvida por semana, de forma definitiva, reduz as interrupções do dono ao longo dos dias. Quando a dúvida se repete, ela vira um procedimento escrito de uma página, guardado onde a equipe consegue consultar.
6. Feche o mês em uma manhã e ajuste a rotina
Uma vez por mês, até o quinto dia útil, o dono reserva uma manhã para quatro tarefas:
- resultado do mês: faturamento, custo das mercadorias vendidas, despesas e o que sobrou, comparados com o mês anterior e com o mesmo mês do ano passado;
- preço: revisão dos itens cujo custo de compra mudou no mês, para que a margem não encolha sem ninguém perceber; a conta certa está em markup e margem de lucro: qual a diferença e por que confundir os dois derruba o preço;
- despesas: uma olhada nas cinco maiores despesas e em qualquer cobrança nova que apareceu;
- documentos: envio ao contador do que ele precisa, no prazo combinado com ele.
Ao fim da manhã, revise a própria rotina. Se um sintoma do passo 1 voltou a acontecer, falta uma tarefa ou a tarefa existente não está sendo feita. Se uma conferência nunca encontra problema há meses, ela pode passar de semanal para mensal. A rotina mínima não é fixa para sempre: ela acompanha o tamanho e a fase da empresa.
Um cuidado final: a rotina só se sustenta se estiver na agenda como compromisso, com dia e horário, e não como intenção. Marque os blocos da semana e do mês no calendário, avise a equipe de que nesses horários o dono está ocupado com a gestão e respeite esses horários nas semanas boas também, quando a tentação de pular a conferência é maior.
Para facilitar a leitura do bloco semanal e do fechamento do mês, os números dessas conferências podem ser reunidos num painel curto, como mostra dashboard de gestão no varejo: quais números colocar no painel e como decidir com ele.