O sintoma é conhecido: o cliente pede um produto que sempre sai, a prateleira está vazia e o pedido ao fornecedor foi feito ontem, tarde demais. Para evitar isso, cada item importante precisa de um ponto de pedido, o saldo que dispara a compra. A conta é: consumo médio diário × prazo de reposição em dias + estoque de segurança. Um item hipotético que vende 6 unidades por dia, leva 7 dias para chegar e tem 18 unidades de segurança deve ser pedido quando o saldo chegar a 60 unidades. Os oito passos abaixo levam do levantamento dos dados à rotina de conferência.
Passo 1: escolha os itens que vão receber parâmetros
Comece pelos itens que mais pesam no faturamento e pelos que o cliente não aceita substituir. Em uma loja com milhares de itens, calcular parâmetros para todos de uma vez trava o trabalho na primeira semana.
Uma ordem prática:
- os itens que somam a maior parte do faturamento, os chamados itens A da curva ABC;
- os itens que, quando faltam, fazem o cliente ir embora sem comprar mais nada;
- os itens com prazo de reposição longo, como produtos importados ou de fornecedor distante.
Uma lista inicial de 50 a 100 itens costuma cobrir boa parte das faltas que o balcão sente. Os demais entram aos poucos.
Passo 2: calcule o consumo médio diário de cada item
Some as vendas do item nos últimos 60 a 90 dias e divida pelo número de dias em que a loja abriu. Domingos e feriados fechados não entram na divisão.
Dois cuidados evitam um número errado:
- Dias de ruptura. Se o item ficou 10 dias em falta no período, as vendas desses dias foram zero por falta de produto, e não por falta de procura. Tire esses dias da divisão.
- Vendas fora do padrão. Uma venda única de 200 unidades para um cliente de ocasião infla a média. Retire a venda excepcional do cálculo e trate esse cliente à parte.
Exemplo hipotético: 450 unidades vendidas em 78 dias abertos, dos quais 3 com o item em falta. O consumo médio é 450 ÷ 75 = 6 unidades por dia.
Itens novos, sem histórico, não têm média confiável. Para eles, use a venda de um item parecido que já está na loja como referência nas primeiras semanas e substitua pelo consumo real assim que houver 30 dias de vendas.
Passo 3: meça o prazo de reposição real
O prazo de reposição vai do momento em que alguém percebe que precisa comprar até o produto estar na prateleira, conferido e com saldo lançado. Ele soma quatro trechos:
- o tempo para fazer o pedido depois que o saldo baixou;
- o prazo de entrega do fornecedor;
- o tempo de recebimento e conferência;
- o tempo para lançar a entrada e expor o produto.
O prazo que o fornecedor promete costuma ser só o segundo trecho. Para medir o real, anote a data do pedido e a data em que o produto ficou disponível nas últimas cinco ou seis compras. Se os pedidos saem só às segundas-feiras, some até seis dias de espera no pior caso.
Exemplo hipotético das últimas cinco compras de um item: o fornecedor entregou em 4, 5, 4, 6 e 5 dias, mas, somando o dia de espera para fazer o pedido e o dia de conferência e lançamento, o prazo real foi de 6, 7, 6, 8 e 7 dias. A média é de 6,8 dias, arredondada para 7, e o pior caso, de 8 dias. Os dois números entram no próximo passo. Atrasos frequentes de um fornecedor são um ponto a cobrar na conversa comercial, como mostra o texto sobre como avaliar fornecedores.
Passo 4: defina o estoque de segurança
O estoque de segurança cobre dois imprevistos: vender mais do que a média enquanto o pedido não chega e o fornecedor atrasar. Um método simples, que dispensa estatística:
estoque de segurança = (maior consumo diário recente × maior prazo de reposição) − (consumo médio × prazo médio)
No item hipotético, o consumo médio é de 6 unidades por dia e o prazo médio, de 7 dias. Nas semanas mais fortes, o consumo chegou a 8 por dia, e o pior prazo registrado foi de 8 dias. A conta fica (8 × 8) − (6 × 7) = 64 − 42 = 22 unidades.
Esse método é conservador. Para itens baratos e de giro alto, ele funciona bem. Para itens caros, avalie se o custo de manter 22 unidades paradas compensa o risco de faltar; às vezes, aceitar uma falta rara custa menos do que o estoque extra o ano inteiro. No exemplo da abertura, o dono optou por 18 unidades, um meio-termo.
Passo 5: calcule o ponto de pedido
Com os três números em mãos, a conta é direta:
ponto de pedido = consumo médio diário × prazo de reposição + estoque de segurança
Para o item hipotético: 6 × 7 + 18 = 60 unidades. Quando o saldo chega a 60, o pedido precisa sair no mesmo dia. Durante os 7 dias de espera, a loja deve vender cerca de 42 unidades e receber o novo lote com cerca de 18 na prateleira, a reserva intocada.
A tabela abaixo mostra o mesmo cálculo para três itens hipotéticos com perfis diferentes:
| Item | Consumo diário | Prazo (dias) | Segurança | Ponto de pedido |
|---|---|---|---|---|
| Item de giro alto | 6 | 7 | 18 | 60 |
| Item de giro médio | 2 | 10 | 8 | 28 |
| Item de giro baixo | 0,3 | 15 | 3 | 8 (arredondado) |
Passo 6: defina quanto pedir de cada vez
O ponto de pedido diz quando comprar. A quantidade depende do intervalo até a próxima compra daquele fornecedor. Uma forma simples de calcular:
quantidade a pedir = consumo médio × (prazo de reposição + dias até o próximo pedido) + estoque de segurança − saldo atual
Se o item de giro alto é comprado a cada 14 dias e o saldo hoje é de 60 unidades, a conta é 6 × (7 + 14) + 18 − 60 = 126 + 18 − 60 = 84 unidades.
Depois, ajuste ao que o fornecedor exige: se ele vende em caixas de 12, arredonde para 84 (7 caixas); se há pedido mínimo, junte itens do mesmo fornecedor para atingi-lo. Se o pedido mínimo é de R$ 1.500 e os itens que chegaram ao ponto somam R$ 1.100, antecipe itens do mesmo fornecedor que estão perto do ponto, em vez de inflar um único item.
Resista a dobrar a quantidade só por causa de um desconto por volume sem verificar se o item gira rápido o bastante; estoque parado é dinheiro que não volta para o caixa.
Passo 7: crie a rotina de conferência
Parâmetros calculados não servem de nada se ninguém olha o saldo. Defina um dia e um horário fixos para verificar os itens que chegaram ao ponto de pedido; em lojas com reposição frequente, isso pode ser diário.
Se o sistema de gestão da loja permite cadastrar estoque mínimo e ponto de pedido, use o relatório de itens abaixo do ponto como lista de compras. Se não, uma planilha com o item, o ponto de pedido e o saldo da última contagem resolve no começo.
Defina também quem faz a conferência e quem aprova o pedido. Quando a tarefa é de todos, ninguém a faz no dia corrido. Uma pessoa confere a lista e monta o pedido; o dono, ou quem cuida das compras, aprova os valores acima de um limite combinado.
A rotina só funciona com saldo confiável. Se o sistema mostra 60 unidades e a prateleira tem 35, o pedido sai atrasado e a falta volta. Antes de confiar nos parâmetros, faça uma contagem dos itens da lista e corrija as diferenças; as práticas de gestão de estoque para reduzir perdas ajudam a manter esse saldo em ordem.
Passo 8: revise os parâmetros todo mês
Consumo e prazo mudam, e os parâmetros precisam acompanhar. Uma vez por mês, revise a lista com três perguntas:
- Algum item faltou mesmo com o ponto de pedido respeitado? Aumente o estoque de segurança ou meça de novo o prazo.
- Algum item chegou com o estoque anterior ainda alto? O ponto de pedido está alto demais; reduza a segurança aos poucos.
- Vem aí uma data sazonal? Recalcule o consumo com base no mesmo período do ano anterior, semanas antes da data, e volte ao normal depois dela.
Anote cada ajuste com a data e o motivo. Depois de alguns meses, essa lista mostra quais fornecedores e quais itens exigem mais folga, e o cálculo passa a refletir a operação real da loja.
