O fechamento do mês de uma pequena empresa cabe em nove tarefas, feitas nos primeiros cinco dias úteis do mês seguinte: conferir o banco, conferir os recebíveis de cartão, cobrar os atrasados, olhar os pagamentos do mês que começa, apurar o resultado, comparar a margem, revisar os custos fixos, entregar os documentos ao contador e registrar os números do mês com uma decisão. Cada item abaixo diz onde buscar o dado, quanto tempo costuma levar e o que fazer quando o número muda. Em uma loja pequena com o financeiro organizado, o conjunto toma de três a quatro horas, divididas em dois ou três dias.

1. Conciliar o saldo do banco com o controle financeiro

Compare o saldo do último dia do mês no extrato de cada conta com o saldo que o controle financeiro da empresa mostra para a mesma data. Os dois precisam bater.

  • Onde buscar: extrato bancário e relatório de saldo do sistema ou da planilha.
  • Tempo: de 20 a 60 minutos, conforme o volume de lançamentos.
  • Quando muda: se houver diferença, procure tarifas bancárias não lançadas, pagamentos feitos fora do controle e lançamentos duplicados. Não feche o mês com diferença sem explicação; ela cresce de um mês para o outro.

Exemplo hipotético: o extrato mostra R$ 14.320 e o controle mostra R$ 14.910. A diferença de R$ 590 se explica por R$ 90 de tarifas e um pagamento de R$ 500 a um prestador que foi feito pelo aplicativo do banco e não foi lançado. Lançados os dois, o saldo bate e o mês pode seguir. Se a empresa tem mais de uma conta, concilie uma de cada vez; somar os saldos antes de conferir esconde diferenças que se compensam.

2. Conferir o que foi vendido no cartão com o que caiu na conta

Some as vendas no cartão do mês e compare com o que a operadora informou como valor a receber, já descontadas as taxas. Depois, confira se os valores com vencimento no mês efetivamente entraram na conta.

  • Onde buscar: relatório de vendas por forma de pagamento e extrato ou portal da operadora.
  • Tempo: 30 minutos.
  • Quando muda: se a taxa média cobrada estiver acima da contratada, ou se houver venda sem o recebimento correspondente, abra uma contestação com a operadora. Pequenas diferenças por venda passam despercebidas, mas somadas ao longo do ano viram um valor relevante.

Exemplo hipotético: a loja vendeu R$ 40.000 no crédito à vista no mês, com taxa contratada de 3%. O esperado era receber R$ 38.800. O relatório da operadora mostra R$ 38.560, uma diferença de R$ 240, que corresponde a uma taxa efetiva de 3,6%. Pode ser uma mudança de condição que passou sem aviso, vendas enquadradas em outra modalidade ou uma cobrança indevida; em qualquer caso, só a conferência mensal permite perceber.

3. Revisar as contas a receber vencidas e decidir a cobrança

Liste os valores de clientes que venceram e não foram pagos, separados por faixa de atraso: até 30 dias, de 31 a 60 e acima de 60.

  • Onde buscar: relatório de contas a receber em aberto.
  • Tempo: 20 minutos para a lista e o tempo das ligações.
  • Quando muda: defina uma ação por faixa. Até 30 dias, lembrete. De 31 a 60, contato direto e proposta de acordo. Acima de 60, suspensão de novas vendas a prazo para aquele cliente até a regularização. Se o total vencido cresce dois meses seguidos, a política de venda a prazo precisa ser revista, e não só a cobrança.

Uma conta ajuda a dar tamanho ao problema: divida o total vencido pelo total de contas a receber. Se uma distribuidora hipotética tem R$ 60.000 a receber e R$ 9.000 estão vencidos, 15% da carteira está em atraso. Acompanhar esse percentual mês a mês mostra se a cobrança está funcionando melhor do que olhar só o valor em reais, que cresce naturalmente quando as vendas crescem.

4. Atualizar os pagamentos do mês que começa

Revise as contas a pagar do novo mês: boletos de fornecedores, folha, aluguel, parcelas e tributos. Confirme datas e valores e lance o que ainda não estava no controle.

  • Onde buscar: contas a pagar, e-mails de fornecedores e guias enviadas pelo contador.
  • Tempo: 20 minutos.
  • Quando muda: se alguma semana do mês ficar com saldo previsto abaixo do mínimo, negocie agora, com semanas de antecedência, e não no dia do vencimento. Essa revisão alimenta a projeção de caixa e pode seguir o mesmo roteiro descrito em dicas para simplificar a gestão financeira de pequenas empresas.

5. Apurar o resultado do mês, separado do caixa

O caixa diz quanto dinheiro entrou e saiu. O resultado diz se o mês deu lucro. Os dois são diferentes: uma venda parcelada em dezembro entra no resultado de dezembro, mas o dinheiro chega ao longo dos meses seguintes. Monte um demonstrativo simples:

  1. faturamento do mês;
  2. menos o custo da mercadoria vendida;
  3. menos as despesas variáveis (tributos sobre a venda, taxas de cartão, comissões);
  4. menos as despesas fixas, inclusive a retirada dos sócios;
  5. igual ao resultado do mês.

Exemplo hipotético: faturamento de R$ 80.000, custo da mercadoria de R$ 49.600, despesas variáveis de R$ 8.000 e despesas fixas de R$ 19.000. O resultado é de R$ 3.400. No mesmo mês, o saldo bancário caiu R$ 5.000, porque a loja reforçou o estoque para a data comemorativa seguinte. Lucro e caixa andaram em direções opostas, e os dois números estão corretos.

  • Onde buscar: relatório de vendas, custo da mercadoria vendida e despesas lançadas por competência.
  • Tempo: 30 a 45 minutos.
  • Quando muda: se o resultado for positivo e o caixa tiver caído, procure para onde foi o dinheiro: estoque maior, clientes pagando mais tarde ou pagamento de dívidas. Se o resultado for negativo, olhe primeiro a margem, no item seguinte.

6. Comparar a margem bruta com a dos meses anteriores

A margem bruta é o faturamento menos o custo da mercadoria vendida, dividido pelo faturamento. Compare o número do mês com os três meses anteriores e com o mesmo mês do ano passado.

  • Onde buscar: o demonstrativo do item 5.
  • Tempo: 10 minutos.
  • Quando muda: uma queda de dois ou três pontos percentuais costuma ter uma destas causas: aumento de custo do fornecedor que não foi repassado ao preço, excesso de descontos, mudança no mix de produtos vendidos ou perdas de estoque. Exemplo hipotético: a margem caiu de 41% para 38% em um mês de R$ 80.000 de faturamento, como o do item anterior. São R$ 2.400 a menos de lucro bruto, valor que justifica uma hora de investigação.

7. Revisar os custos fixos linha a linha

Abra a lista de despesas fixas do mês e pergunte, para cada linha, se ela ainda é necessária e se o valor está certo.

  • Onde buscar: contas a pagar pagas no mês, filtradas por despesas fixas.
  • Tempo: 15 minutos; uma revisão mais profunda a cada trimestre.
  • Quando muda: assinaturas de serviços que ninguém usa, reajustes automáticos de contratos e tarifas bancárias novas são os achados mais comuns. Anote o que cancelar ou renegociar e quem vai fazer isso até quando. Um exemplo hipotético comum: três serviços mensais de R$ 89, R$ 120 e R$ 150 contratados para testes e nunca cancelados somam R$ 359 por mês, mais de R$ 4.300 por ano. Outras ideias de corte estão em técnicas para reduzir custos operacionais com uma gestão simplificada.

8. Entregar os documentos ao contador no prazo

O contador precisa dos documentos do mês para apurar tributos, folha e obrigações acessórias. Atrasar a entrega encurta o prazo dele e aumenta o risco de erro ou de multa.

  • Onde buscar: extratos de todas as contas, notas fiscais de entrada e de saída, relatórios da operadora de cartão, informações de folha como faltas, horas extras e admissões.
  • Tempo: 15 minutos, se os arquivos estiverem organizados em uma pasta por mês.
  • Quando muda: a lista exata de documentos e o prazo de entrega dependem do regime tributário, da atividade e do combinado com o escritório, por isso vale ter essa lista por escrito, acertada com o contador, com a data limite de cada item. Uma pasta por mês, com subpastas para extratos, notas de entrada, notas de saída e folha, evita a busca de última hora e facilita encontrar um documento meses depois. Se ele pedir o mesmo documento mais de uma vez, inclua-o na lista padrão.

9. Registrar os números do mês e anotar uma decisão

Feche o mês anotando, em uma única planilha com uma linha por mês, cinco números: faturamento, margem bruta, resultado, saldo de caixa no último dia e total de contas a receber vencidas. Ao lado, escreva uma decisão para o mês seguinte.

  • Onde buscar: os itens anteriores desta lista.
  • Tempo: 10 minutos.
  • Quando muda: a linha isolada diz pouco; a série de seis ou doze meses mostra tendência. Se o faturamento sobe e o caixa cai mês após mês, a empresa está crescendo à custa de capital de giro. Se a margem cai três meses seguidos, o preço precisa de revisão. A decisão anotada é o que transforma o fechamento em gestão: "renegociar o prazo com o fornecedor X", "suspender vendas a prazo para clientes com atraso acima de 60 dias". Para quem prefere visualizar a série em gráfico, os dashboards de gestão para a tomada de decisão no varejo mostram como organizar esses números.